De nos jours, les entreprises doivent faire face à une concurrence féroce. Cette situation les oblige à chercher différents moyens pour se démarquer et mieux séduire la clientèle, qui elle aussi est plus exigeante. Dans ce cadre, elles doivent organiser des événements comme des séminaires, des formations ou encore participer à des salons. Pour certains, ces réunions ont pour objectif de conclure de nouveaux contrats tandis que pour d'autres, elles permettent de consolider l'esprit d'équipe et donner une nouvelle motivation à leur équipe. Il est ainsi nécessaire de considérer quelques critères pour choisir un local adapté.
Pourquoi louer un local ?
La plupart du temps, elles ne disposent pas de lieu assez vaste pour abriter de tels événements d’entreprise. Cela les oblige à chercher un endroit qui est en mesure d’accueillir ce type de manifestation professionnelle. Il est vrai que la location d’un local pour organiser mon événement revient moins cher que de construire un bâtiment au sein de l’entreprise. Car il est possible que la salle de formation ou de séminaire ne soit utilisée que quelques fois dans l’année. Les moyens financiers de la société risquent d’être bloqués inutilement dans ce genre de lieu alors qu’ils peuvent être mieux utilisés ailleurs. De plus, un endroit pour abriter des événements d’entreprise nécessite un entretien périodique. Sans parler des charges financières nécessaires pour l’équiper, le recrutement d’un responsable des lieux ou encore la mise à disposition de sécurité pour le garder. Or, tout cela n’est pas nécessaire en cas de location d'un lieu pour organiser un événement !
Comment choisir le local ?
Il faut reconnaître que le choix est vraiment vaste lorsqu’il s’agit de rechercher un endroit où organiser mon evenement. C’est pourquoi il est important de connaître les principaux critères à utiliser dans la sélection du local. En premier lieu, il faut déterminer les objectifs de vos événements d’entreprise. En effet, un brainstorming de l’équipe de marketing d’une dizaine de personnes ne nécessite pas autant d’espace que le lancement d’un nouveau produit avec plus de 100 invités ! De même, l’endroit pour organiser une formation va différer de celui où aura lieu un team-building. Pour le premier, il est indispensable que la salle de réunion soit bien équipée. On parle ici des mobiliers, de fournitures de bureau, d’Internet haut débit, de Paper Board, d’écran de projection, de vidéoprojecteur, etc. Alors pour la seconde, il est plus judicieux d’opter pour un endroit où il est possible de pratiques des activités sportives, culturelles ou artistiques. D’autre part, l’emplacement de l’espace constitue également un critère de choix primordial. L’idéal est qu’il soit facile d’accès et à proximité du siège de l’entreprise afin de faciliter le déplacement des salariés.
Les autres critères de sélection
Il existe aussi d’autres critères à retenir pour choisir le lieu où organiser un événement. Ainsi, il faut tenir compte du nombre et du profil des participants. Une petite salle pouvant contenir 10 personnes est-elle suffisante ? Ou est-ce qu’il faut opter pour un auditorium pour 200 personnes, voire davantage ? En outre, on doit tenir compte de la qualité des participants à vos événements d’entreprise. Est-ce qu’il s’agit d’employés, de partenaires, de clients, de dirigeants ? Vous devez alors regarder de près le nombre d’hommes et de femmes, l’âge des participants, etc. Ces critères vous permettent de tenir compte pour satisfaire les besoins des participants et en même temps pour capter leur attention. Enfin, il est indispensable de regarder de près le niveau de confidentialité de l’événement professionnel, car certaines informations doivent être gardées secrètes. Cela nécessite la location d'une salle avec une bonne isolation acoustique ou d'une salle privative dans un restaurant par exemple.